Introduction

Une fois que le gestionnaire d’équipe a configuré les ressources et les informations sur les consommateurs, le planificateur utilise ensuite ces informations pour planifier les ressources. Ce module est le guide de l’utilisateur de l’interface utilisateur planificateur qui vous fournit des étapes et des instructions sur la façon d’exécuter le planificateur et d’afficher le calendrier en mode plein écran.

Dans cette rubrique, vous pourrez:

• Exécutez le planificateur
• Ouvrez le calendrier Teamup en plein écran

La vue du calendrier Teamup associé à votre compte est disponible à partir du menu Planificateur du tableau de bord.  Le gestionnaire d’équipe peut avoir besoin d’entrer son mot de passe si le calendrier Teamup est protégé par un mot de passe.

Au besoin, entrez votre mot de passe de votre lien d’accès Teamup à l’endroit indiqué.. Vous pouvez ensuite afficher l’interface utilisateur Teamup directement à partir de la section Planificateur du  tableau de bord client Team2Book.

Voici comment accéder à l’interface utilisateur du menu du planificateur :

1. Connectez-vous à votre compte Team2Book en tant que gestionnaire d’équipe.
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Cliquez sur Tableau de bord du client.

4. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Planificateur. C’est ici que vous accédez à l’interface utilisateur du planificateur. 
5. L’interface utilisateur du menu du planificateur du tableau de bord du client se trouve en haut des calendriers

Présentation de l’interface utilisateur (UI) du planificateur

Dès que vous vous connectez à l’interface utilisateur du planificateur, le contenu de l’interface utilisateur du planificateur s’affiche dans le calendrier Teamup.

L’interface utilisateur du planificateur se compose des options et des filtres suivants :

1. Interface utilisateur du planificateur.
2. Calendrier Teamup : sur le côté gauche, la section de navigation du calendrier Teamup vous permet de masquer/afficher tous les sous-calendriers.
3. Sous-calendriers Teamup. En cliquant sur le sous-calendrier ou sur un groupe de sous-calendriers, vous pouvez afficher/masquer les sous-calendriers.
4. Lien pour actualiser la planification : Cliquez sur Team2Book : Rafraîcher les calendriers lancera le planificateur. Ce lien a le même effet qu’appuyer sur le bouton ‘Exécutez Planificateur’ à partir du menu Planificateur du tableau de bord client. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’exécuter le planificateur tandis que le bouton “Exécutez  planificateur” du tableau de bord client est réservé aux gestionnaires d’équipes..
5. Problèmes de planifications : les erreurs de planification sont présentées sous le planificateur.
6. Option d’actualisation de la page Teamup : cliquez sur le symbole de rechargement actualise le calendrier Teamup. Cet icône vous permet de rafraîchir la page suite à l’exécution du planificateur.  
7. Période : Indique la période d’affichage du calendrier Teamup.  
8. Vue du calendrier par jours, semaines, mois et années.  Tous les événements que vous sélectionnez via cette sélection seront affichés.
9. Tableau : permet d’afficher les événements à l’aide d’un tableau.
10. Agenda : permet d’afficher les événements à l’aide d’une vue d’agenda.
11. Liste : permet d’afficher les événements à l’aide d’une vue de liste.
12. Fuseau horaire.
13. Barre de recherche : En tapant simplement des mots-clés dans la barre de recherche en haut de l’écran, vous effectuerez une recherche dans tout le calendrier Teamup.
14. Les filtres des sous-calendriers. Vous pouvez filtrer les sous-calendriers en saisissant un critère de filtre.

La zone de message d’exécution se trouve en haut de l’interface utilisateur du menu du planificateur du tableau de bord client. La zone d’état d’exécution affiche tous les messages générés par le planificateur.

Zone de message d’exécution du planificateur.

Affichez le résultat de la dernière exécution du planificateur.

Menu Planificateur

L’interface utilisateur du menu du planificateur contient trois boutons : Exécutez Planificateur, Ouvrir dans Teamup et Ouvrir dans Teamup en tant qu’administrateur.

Exécutez Planificateur

Le planificateur Teamup se met à jour toutes les 15 minutes. Cependant, si le gestionnaire de l’équipe prévoit de mettre à jour le calendrier, le bouton Exécutez Planificateur permet au gestionnaire de l’équipe d’exécuter le planificateur selon ses besoins simplement en appuyant sur ce bouton.

Le bouton ‘Exécutez Planificateur’ permet au gestionnaire d’équipe de voir immédiatement les changements de planification des ressources.  Par exemple,  immédiatement après avoir modifié un événement d’un consommateur ou après avoir modifié certains paramètres du tableau de bord Team2Book.

Ouvrir dans Teamup

L’interface utilisateur du planificateur permet aux gestionnaires de clients un accès rapide au mode plein écran de l’interface utilisateur du calendrier Teamup.

Les gestionnaires d’équipe peuvent passer en mode plein écran en appuyant sur le bouton Ouvrir dans Teamup.  Il est souvent plus facile pour les  gestionnaires d’équipe d’utiliser le mode plein écran de Teamup afin de consulter ou modifier les événements.   

Ouvrir dans Teamup en tant qu’administrateur

Ceci est similaire au bouton Ouvrir dans Teamup cependant, Teamup Calendar sera ouvert avec un niveau d’accès administrateur. Le niveau d’accès administrateur donne au gestionnaire de l’équipe un contrôle total sur son compte Teamup. Hormis la gestion de l’abonnement Teamup, il est recommandé d’effectuer toutes les autres opérations à l’aide du tableau de bord Team2Book. Cela garantit que Team2Book et Teamup Calendar restent synchronisés.

Les gestionnaires de l’équipe peuvent entrer en mode plein écran en appuyant sur le bouton Ouvrir dans Teamup en tant qu’administrateur.

Opérations

Dans l’interface utilisateur du planificateur, un gestionnaire de clients peut mettre à jour la planification et afficher Teamup en plein écran.

Pour mettre à jour le calendrier

Étapes pour mettre à jour le calendrier:

1. Cliquez sur le bouton Exécutez Planificateur dans l’interface utilisateur du planificateur.

2. Le planificateur s’exécute et cela peut prendre quelques minutes.

3. Le système met à jour le calendrier et vous obtiendrez un message jour Calendrier mis à jour avec succès.

4. Le planificateur met à jour l’horaire et l’attribution des ressources.

5. Les erreurs seront présentées sous le planificateur et actualisées à chaque exécution du planificateur (c’est-à-dire toutes les 15 minutes ou chaque fois que le client appuie sur le bouton Exécutez Planificateur).

Le planificateur transmet les problèmes de planification automatiquement aux gestionnaires de l’équipe via courriel.   

Erreurs de planification courantes

Suite à l’exécution du planificateur, les erreurs de planification sont affichées au bas des calendriers dans le menu du planificateur du tableau de bord.  Les erreurs sont affichées jusqu’à leurs résolutions.  Le gestionnaire d’équipe peut résoudre la plupart de ces problèmes en modifiant certains événements dans les sous-calendriers des consommateurs.  

Examinons quelques-unes des erreurs de planification courantes.

1. Les événements spéciaux suivants sont attribués aux consommateurs indisponibles.

Ce type d’erreur se produit lorsqu’un gestionnaire de clientèle affecte des événements spéciaux au consommateur non disponible. Les consommateurs saisissent leurs disponibilités ou non-disponibilités dans leurs sous-calendriers. Par exemple, le consommateur Patrick Brown a saisi un événement non-disponible les 27 et 28 septembre 2022 de 08h30 à 21h00. Cependant, le chargé de l’équipe l’a affecté à un événement spécial.

2. Aucune ressource disponible n’a été trouvée pour les événements suivants.

Cela signifie que le planificateur n’a pas trouvé de ressources disponibles pour certains consommateurs. 

Ce type d’erreurs se produit lorsque:

• un consommateur est disponible pour une période donnée mais qu’aucune ressource ne peut lui être attribuée.  
• Les consommateurs n’ont pas encore entré leurs non disponibilités.

Par exemple, Consommateur Patrick Brown est disponible le 1er octobre 2022 de 08h00 à 11h30. Cependant, il n’y a pas de ressource disponible à ce moment-là.

3. Le nombre de consommateurs disponibles est insuffisant dans les périodes suivantes.

Le nombre requis de consommateurs disponibles pour une période donnée est défini dans les sections de contrainte du tableau de bord client. Lorsque le nombre de consommateurs requis pour la période donnée est insuffisant, ce type d’erreurs de planification sera affiché en bas du menu du planificateur. Par exemple, du 26 septembre 2022 au 2 octobre 2022, le nombre de consommateurs disponibles est inférieur au nombre de consommateurs requis (5) pour cette période.

Pour afficher en plein écran

Étapes à suivre pour afficher en plein écran:

1. Cliquez sur le bouton Ouvrir dans Teamup dans l’interface utilisateur du menu du planificateur.

2. Après avoir cliqué sur le bouton Ouvrir dans Teamup, une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Le calendrier apparaît pour s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre en plein écran.

Le profil du gestionnaire de clientèle se trouve dans le coin supérieur droit de la fenêtre de votre navigateur. Vos droits d’utilisateur sont automatiquement liés au compte utilisé lors de votre connexion à Team2Book. 

3. Le bouton Ouvrir dans Teamup ouvre une nouvelle fenêtre. Il permet au gestionnaire de l’équipe de voir le calendrier de l’équipe en mode plein écran.

Pour afficher en plein écran avec un accès administrateur

Étapes à suivre pour afficher en plein écran avec l’option d’édition:

1. Cliquez sur le bouton Ouvrir dans l’équipe en tant qu’administrateur dans l’interface utilisateur du planificateur.

2. Après avoir cliqué sur le bouton Ouvrir en équipe en tant qu’administrateur, une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Le calendrier Teamup apparaît, en mode plein écran, dans une nouvelle fenêtre.  Il s’ouvre en tant que qu’administrateur.

3. Lorsqu’il est ouvert dans Teamup en tant qu’administrateur, un gestionnaire de l’équipe peut gérer son abonnement Teamup Calendar (Menu Hamburger -> Paramètres -> Abonnement). Toutes les autres actions devraient être effectué en utilisant l’accès Teamup du gestionnaire de clients (depuis le bouton Ouvrir dans Teamup) ou depuis le tableau de bord du client Team2Book.

Déconnectez-vous toujours correctement à l’aide du bouton de déconnexion. Ne fermez pas simplement la fenêtre. D’autres personnes ayant accès à votre poste de travail pourraient avoir accès à votre compte Teamup.