Module Notifications

Introduction

Le planificateur Team2Book transmet des notifications pour alerter les utilisateurs (consommateurs et gestionnaires d’équipe) des informations importantes. Les messages sont livrés par courriel, à l’adresse courriel définie dans le tableau de bord client. En activant les notifications, Team2Book informe les utilisateurs à l’aide de notifications planifiées telles que “Entrer la disponibilité / non-disponibilité” ou à l’aide de notifications immédiates en cas de problèmes de planification. Les notifications par courriel sont envoyées uniquement à l’adresse courriel indiquée dans les détails du compte utilisateur. Les courriel sont envoyés depuis l’adresse no-reply@team2book.com.

Voici la liste des notifications actuellement transmises par Team2Book. D’autres notifications pourraient être ajoutées à l’avenir.

• Courriel de bienvenue (tous les utilisateurs)
• Réinitialisation du mot de passe (tous les utilisateurs)
• Saisir la disponibilité/non-disponibilité (consommateurs)
• Rappel pour entrer la disponibilité / la non-disponibilité (consommateurs)
• Consommateur non disponible attribué (généralement pour les gestionnaires d’équipe et les consommateurs sélectionnés)
• Aucune ressource disponible (généralement pour les gestionnaires d’équipes et les consommateurs sélectionnés)
• Nombre insuffisant de consommateurs (généralement pour les gestionnaires d’équipes et les consommateurs sélectionnés)
• Adresse courriel invalide (gestionnaires d’équipe)
• Changements de dernière minute (gestionnaires d’équipe)
• Notifications de gestion de compte Team2Book (Gestionnaire d’équipe principall)

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à:

• Gérer les notifications Team2Book transmises par courriel.
• Sélectionner les notifications désirées.
• Activer/désactiver ces notifications.

Champs pour les notifications planifiées

Les notifications par courriel sont envoyées en fonction d’un événement spécifique qui se produit et, dans certains cas, lorsque certaines conditions supplémentaires sont remplies.

Pour les notifications planifiées, le gestionnaire d’équipe peut configurer le jour du mois.

Voici les champs disponibles pour programmer le jour de notification de saisie de disponibilité/non-disponibilité et le jour de notification de rappel de saisie de disponibilité/non-disponibilité.

Voici comment accéder aux Champs de notification par courriel:

1. Connectez-vous à votre compte Team2Book en tant que gestionnaire d’équipe.
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.

3. Cliquez sur Tableau de bord client dans la partie gauche du menu Tableau de bord client.
4. Cliquez sur Détails du client. C’est ici que vous trouverez les champs pour les notifications planifiées.

5. Champs pour les notifications planifiées. 
   1. Le champ Jour de notification indique le jour du mois à lequel est transmise  aux consommateurs la notification saisir leur disponibilité/non-disponibilité afin de leur demander d’entrer leurs disponibilités ou non-disponibilités dans leur sous-calendrier Teamup
   2. Le champ Jour de notification de rappel indique le jour du mois à lequel est transmise aux consommateurs la notification de rappel de saisir les disponibilités/non-disponibilités.

6. En cliquant sur les flèches haut et bas ou en saisissant manuellement un numéro, vous pouvez modifier le Jour de notification.

En cliquant sur les flèches haut et bas ou en saisissant manuellement un nombre, vous pouvez modifier le Jour de notification de rappel.  

N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

Détails des notifications transmises

Team2Book transmets notification par courriel aux gestionnaires d’équipe et aux consommateurs. 

Courriel envoyés aux consommateurs

Lorsque les notifications d’un utilisateur sont activées dans les détails du consommateur, toutes les notifications par courriel sont envoyées à l’adresse courriel du compte du consommateur.

L’adresse courriel du compte utilisateur est renseignée à partir de l’adresse courriel spécifiée comme courriel lors de l’ajout d’un consommateur.

Vous trouverez ci-dessous les notifications généralement envoyées aux consommateurs.

La notification Saisir les disponibilités/non-disponibilités

La notification saisir les disponibilités/non-disponibilités est transmis automatiquement aux consommateurs à la journée du mois désirée.

Le message contient le lien d’accès Teamup personnalisé du consommateur. Grâce à ce lien, le consommateur peut entrer ses disponibilités/non-disponibilités dans le sous-calendrier qui lui est réservé à cette fin.

Rappel de Saisir les disponibilités /  Non-disponibilités

Ce courriel de rappel est transmis automatiquement aux consommateurs à la date spécifiée (Section Détails du client du Tableau de Bord).

Le courriel indique généralement qu’il ne reste que 2 jours au consommateur pour qu’il entre ses disponibilités/non-disponibilités.  Passé ce délai, Team2Book va débuter la planification pour la prochaine période.  Si le gestionnaire d’équipe ne l’empêche pas, le consommateur pourra tout de même entrer ses disponibilités/non-disponibilités passé ce délai et Team2Book en tiendra compte.  Il est tout de même souhaitable que ce délai soit respecté afin d’éviter des changements de dernières minutes et des notifications de contraintes non-respectées ne soient transmises inutilement aux gestionnaires d’équipe.

Notification de message de bienvenue

Un courriel de bienvenue est le premier courriel qu’un consommateur reçoit après qu’un gestionnaire d’équipe l’ait ajouté en tant que consommateur pour utiliser ou consommer une ressource.

Pour envoyer un message de bienvenue par courriel à l’utilisateur, dans les détails du consommateur, le bouton radio du message de bienvenue doit être réglé sur Oui.

Le message contient le lien d’accès Teamup du consommateur et les informations d’identification. Il fournit également un lien pour installer l’application mobile Teamup Calendar pour iOS (Apple) ou Android.

Mot de passe réinitialisé avec succès

Si un gestionnaire d’équipe initie la demande de réinitialisation d’un mot de passe du lien d’accès Teamup d’un consommateur, Team2Book envoie immédiatement un courriel de réinitialisation de mot de passe.

Activez cette option pour protéger par mot de passe le lien d’accès Teamup de l’utilisateur.  Cette option se trouve dans les détails du consommateur.

Pour réinitialiser un mot de passe

1. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
2. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.
3. Cliquez sur Tableau de bord client 
4. Dans la partie gauche du menu Tableau de bord client, cliquez sur Consommateurs.
5. Cliquez sur l’icône d’édition dans la table des consommateurs.

6. Les informations sur les consommateurs s’afficheront. Faites défiler jusqu’aux qu’en bas.

7. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe

8. Entrez le nouveau mot de passe et cliquez sur Activer et Oui pour notifier l’utilisateur
9. Cliquez sur Soumettre. Vous serez ensuite redirigé au tableau des consommateurs avec un message Réinitialisation du Mot de passe de l’utilisateur réinitialisé.

10. L’utilisateur reçoit automatiquement un courriel ‘Mot de passe réinitialisé avec succès’. Le message contient le lien d’accès Teamup personnalisé de l’utilisateur ainsi que les informations de connexion.

Courriel envoyés aux gestionnaires d’équipe

Le planificateur Team2Book peut envoyer des courriel automatisés aux gestionnaires de clients.

Le planificateur s’exécute automatiquement toutes les 15 minutes et chaque fois que le client appuie sur le bouton d’exécution.

Dans Teamup, cliquez sur le lien Team2Book – Rafraîchir les calendriers pour exécuter le planificateur.

Le planificateur transmet des notifications automatiques par courriel pour informer les gestionnaires d’équipe des mises à jour du calendrier.

Notification: Résumé des modifications apportées à votre calendrier

Une notification résumé des modifications apportées à votre calendrier présente sous forme de tableau les dernières modifications résultant de l’exécution du planificateur Team2Book.

La notification résumé des modifications apportées à votre calendrier permet d’informer les gestionnaires d’équipe des nouveaux problèmes de planification ou des problèmes de planification résolus.

Le planificateur Team2Book envoie ces notifications par courriel en utilisant votre adresse courriel spécifiée dans les détails du client.

Voici des exemples de ces notifications:

• Nouveaux problèmes de planification

Le courriel résumé des modifications apportées à votre calendrier contient un résumé des nouveaux problèmes de planification découverts.   Team2Book fournit ces informations afin que les gestionnaires de clients puissent apporter les corrections nécessaires aux sous-calendriers si nécessaire.

1. Consommateur non disponible

Les gestionnaires d’équipe recevront des courriel de notification lorsqu’ils attribueront un événement à des consommateurs indisponibles.

2.  Aucune ressource disponible

Lorsqu’il ne reste plus de ressource disponible pour un consommateur, les gestionnaires d’équipe recevront un courriel de notification.

3) Violation des contraintes

Team2Book transmet une notification par courriel lorsqu’une contrainte n’est pas respectée. Cela se produit généralement lorsque le nombre de consommateurs sur l’intervalle de temps spécifié est trop sous le nombre minimal désirée. Ici, dans les sections de contrainte, le nombre de consommateurs est défini pour un événement pour une période spécifique. Lorsque le nombre de consommateurs est insuffisant pour une période donnée, le planificateur envoie un courriel de notification aux gestionnaires d’équipe..

Un courriel, comprenant un tableau des problèmes de planification, sera envoyé le jour même où le non respect de la contrainte est constaté.

• Lorsque les erreurs de planification sont résolues

Après avoir reçu une notification de problème de planification, vous pouvez recevoir une notification de planification résolue une fois qu’une mesure corrective a été appliquée.

La notification envoie un courriel lorsqu’un problème de planification est résolu.

Le message électronique est généralement envoyé aux gestionnaires d’équipe. Le courriel a pour sujet “Récapitulatif des modifications apportées à votre calendrier”.  Il contient contient:

• Le nom du consommateur concerné ou la période concernée.
• Le type de problèmes résolus.
• La date et l’heure de la mise à jour de la planification.

Jusqu’à ce que les problèmes de planification découverts soient résolus, vous pouvez voir les problèmes toujours actifs à partir du module Planificateur du tableau de bord client.

La notification Résumé des changements à votre calendrier contient:

• Ligne d’objet : nom de la notification avec date et heure de mise à jour

• Informations sur l’expéditeur : il s’agit d’une adresse non surveillée et qui n’est pas configurée pour recevoir du courrier entrant.

• Nom d’utilisateur : Nom du gestionnaire d’équipe avec salutations

• Résumé des dernières modifications résultant de l’exécution du planificateur Team2Book : avec l’heure et la date d’exécution du planificateur.

• Informations sur les nouveaux problèmes de planification : Le type d’erreurs de planification Avec une couleur rouge sous forme de tableau.

• Informations sur les erreurs de planification résolues : Le type d’erreurs de planification avec une couleur verte sous forme de tableau.

• La signature d’usage.

Courriel client invalide

la notification Courriel client invalide est transmis lorsque l’adresse courriel est incorrecte ou lorsque vous essayez d’envoyer un courriel à une adresse formatée d’une manière qui ne respecte pas les normes de format de messagerie Internet ou que le courriel n’existe pas sur le serveur de messagerie du destinataire.

Notifications de modifications de dernière minute

Team2Book peut envoyer une notification aux gestionnaires d’équipe lorsqu’un consommateur a ajouté, mis à jour ou supprimé un événement à la dernière minute.

Pour activer cette notification et définir le nombre de jours que vous considérez comme des changements de dernière minute:

1. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
2. Accédez à la zone des membres
3. Cliquez sur Tableau de bord client
4. Accédez aux détails du client

Définir une valeur autre que 0 active ce type de notification.

Notifications générales transmis aux gestionnaires d’équipe

Bienvenue

Un courriel de bienvenue est envoyé automatiquement aux gestionnaires d’équipe Team2Book lors de la création de leur profil client. Le courriel de bienvenue contient un message de bienvenue avec le lien d’accès Teamup du gestionnaire d’équipe, le lien pour se connecter au tableau de bord Team2Book et les identifiants de connexion du gestionnaire d’équipe. Par défaut, la notification par courriel de bienvenue est activée.

Les gestionnaires d’équipe Team2Book reçoivent un courriel de bienvenue lorsqu’ils complète le formulaire de configuration initiae de Team2Bookl ou lorsqu’un gestionnaire d’équipe existant ajoute un autre utilisateur de gestionnaire d’équipe.

Mot de passe réinitialisé avec succès

Ils sont spécifiquement demandés par les gestionnaires d’équipe et contiennent un lien vers le lien d’accès Teamup, le nouveau mot de passe. Team2Book envoie automatiquement un courriel de réinitialisation de mot de passe après qu’un gestionnaire d’équipe demande la réinitialisation de son mot de passe Teamup Calendar. Lorsque vous cliquez sur le lien du calendrier fourni dans le courriel, vous accédez à votre calendrier Teamup.

Pour réinitialiser les mots de passe d’un gestionnaire de clients

1. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
2. Accédez à la zone des membres
3. Cliquez sur Tableau de bord client
4. Accédez à gestionnaires d’équipe 

5. Cliquez sur l’icône d’édition.

6. Dans le menu d’édition d’un gestionnaire de clients, choisissez le bouton radio Oui pour recevoir un courriel de notification, puis cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.

7. Entrez le nouveau mot de passe et confirmez

8. Cliquez sur Soumettre
9. Vous reviendrez au tableau des gestionnaires d’équipe avec un message Réinitialisation réussie du mot de passe de l’utilisateur

Le gestionnaire d’équipe reçoit la notification de réinitialisation du mot de passe par courriel. Le courriel fournit des informations importantes, telles que le lien d’accès au calendrier Teamup et le mot de passe.

Comment activer/désactiver ces notifications

Pour activer les notifications par courriel

Team2Book vous permet d’envoyer des notifications aux gestionnaires d’équipe et aux consommateurs.

Pour activer les notifications client

Si vous ne voyez pas vos notifications, suivez les étapes ci-dessous pour activer les notifications.

1. Ouvrir Team2Book
2. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
3. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet Espace Membres.
4. Appuyez sur Consommateurs
5. Cliquez sur l’icône d’édition

6. Dans Mise à jour d’un consommateur, faites défiler jusqu’à Autoriser les notifications par e-mail et sélectionner le bouton radio Oui pour autoriser les notifications par courriel.

7. Cliquez sur Envoyer

Pour activer les notifications du gestionnaire d’équipe

1. Ouvrir Team2Book
2. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
3. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.
4. Appuyez sur gestionnaires d’équipe
5. Cliquez sur l’icône d’édition

6. Dans le menu Mise à jour d’un gestionnaire de clients, faites défiler jusqu’à Autoriser les notifications par courriel et sélectionner Oui pour autoriser les notifications par courriel

7. Cliquez sur Envoyer

Pour désactiver les notifications par courriel

Pour désactiver l’envoi automatique de notifications par courriel à vos consommateurs et gestionnaires d’équipe.

Pour désactiver les notifications d’un consommateur

Si vous souhaitez arrêter l’envoi des notifications par courriel du planificateur Team2Book

1. Ouvrir Team2Book
2. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
3. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.
4. Appuyez sur Consommateurs
5. Cliquez sur l’icône Mettre à jour

6. Dans le menu Mise à jour d’un consommateur, faites défiler jusqu’à Autoriser les notifications par e-mail et choisir Non pour désactiver les notifications par courriel.

7. Cliquez sur Envoyer

Pour désactiver les notifications du gestionnaire d’équipe

1. Ouvrir Team2Book
2. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
3. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.
4. Appuyez sur gestionnaires d’équipe
5. Cliquez sur l’icône d’édition

6. Dans le menu Mise à jour d’un gestionnaire d’équipe, faites défiler jusqu’à Autoriser les notifications par e-mail et choisir Non pour désactiver les notifications par courriel

7. Cliquez sur Soumettre

Sous-menu Notifications

Le tableau de bord du client Team2Book a un choix Notifications dans le menu.

À l’heure actuelle, cette section fournit un contrôle de notification pour chaque utilisateur.

Pour accéder à la section des notifications

1. Ouvrir Team2Book
2. Connectez-vous à votre compte de gestionnaire d’équipe Team2Book
3. Sur la page d’accueil de Team2Book, onglet l’Espace Membres.
4. Sélectionnez Notifications dans le menu de gauche

Pour chaque utilisateur, vous pouvez utiliser le bouton bascule pour activer ou désactiver des types de notification donnés. 

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de votre écran.

Par défaut, les notifications sont activées pour chaque utilisateur. Le bouton bascule ‘Notification globale’ vous permet de désactiver les notifications pour un utilisateur donné.  Ce bouton bascule est un autre emplacement où vous pouvez activer ou désactiver les notifications d’un utilisateur spécifique. La désactivation de la notification globale désactivera toutes les notifications pour l’utilisateur donné.

Utilisateur de type consommateur

Par défaut, les notifications Entrer la disponibilité et Entrer le rappel de disponibilité sont activées pour tous les consommateurs dont le Type d’utilisateur est Consommateur.

Les notifications suivantes sont désactivées par défaut mais peuvent être activées pour chaque utilisateur avec le type d’utilisateur consommateur.

• Consommateur non disponible 
• Aucune ressource disponible
• Nombre de consommateur insuffisant

Utilisateur de type gestionnaire d’équipe ou gestionnaire d’équipe principal

Par défaut, les notifications suivantes sont activées pour l’utilisateur de type Gestionnaire d’équipe

• Consommateur non disponible 
• Aucune ressource disponible
• Nombre de consommateur insuffisant

Si la notification globale est activée, les notifications suivantes ne peuvent pas être désactivées pour les gestionnaires d’équipe.

• Adresse courriel invalide 
• Modifications de dernière minute

Le gestionnaire d’équipe ne reçoit pas les 2 notifications suivantes

• Saisir les disponibilités 
• Rappel de saisir les disponibilités