Attribuer des espaces de travail tels que des bureaux, des postes de travail, des salles de chirurgie et d’autres installations peut s’avérer complexe, surtout dans une grande organisation comme un hôpital ou une clinique, où la priorisation des ressources est essentielle au bon fonctionnement. Malgré ces défis, les entreprises, organisations et institutions doivent trouver des méthodes efficaces pour allouer les ressources aux professionnels et employés, tout en tenant compte des priorités et des préférences individuelles.
Ce guide explique comment l’application Team2Book gestion de bureaux facilite l’allocation des ressources en fonction des priorités et des préférences, assurant ainsi équité et efficacité opérationnelle. Continuez votre lecture pour en savoir plus !
Priorités dans l’attribution des bureaux
Les centres de santé, cliniques médicales et institutions similaires établissent des priorités pour l’attribution des bureaux, déterminant quel professionnel obtient quel bureau de consultation ou salle de chirurgie à un moment donné. Le rôle des professionnels, leurs obligations contractuelles et les objectifs de l’établissement déterminent la manière dont une clinique ou un hôpital fixe ses priorités.
Par exemple, la plupart des médecins et professionnels de la santé ont généralement la priorité pour obtenir un bureau privé, en raison du besoin de confidentialité dans leurs échanges avec les patients. À l’inverse, les réceptionnistes et le personnel administratif peuvent partager des espaces où la confidentialité n’est pas primordiale.
Avoir la priorité pour choisir un bureau ne signifie pas qu’un professionnel est supérieur à un autre. Ce sont plutôt la description du poste, le rôle, la contribution financière au fonctionnement de la clinique, la mobilité professionnelle ou les besoins ergonomiques qui déterminent la priorité lors de l’attribution des bureaux.
Plus une organisation est grande, plus il devient difficile d’attribuer équitablement et efficacement les bureaux sans erreur. Cependant, comme vous le verrez, l’application Team2Book gestion des disponibilité peut facilement gérer le choix des bureaux en fonction des priorités et préférences des utilisateurs.
Facteurs influençant le choix du bureau
Nature du travail
Les médecins, consultants et psychologues qui échangent des informations confidentielles avec leurs patients ont besoin d’espaces privés. Pendant ce temps, les réceptionnistes et employés administratifs peuvent travailler dans des bureaux partagés ou à aire ouverte avec des patients nécessitant moins d’intimité.
Obligations contractuelles
Certains médecins et infirmiers ont des clauses contractuelles leur garantissant un bureau spécifique ou privé pendant leurs heures de travail. Dans ces cas, ces professionnels obtiennent toujours le premier choix.
Besoins des patients
L’efficacité du service offert aux patients peut également influencer l’attribution des bureaux. Par exemple, une infirmière ou un médecin peut se voir attribuer un bureau plus près de la salle d’attente pour faciliter l’accès et réduire les déplacements des patients.
Leadership et propriété
Les propriétaires et la direction d’une organisation choisissent habituellement un bureau permanent pour leurs fonctions administratives. Toutefois, des circonstances exceptionnelles peuvent les amener à céder temporairement leur bureau à d’autres professionnels, notamment lorsque les espaces sont limités.
Processus d’attribution des bureaux dans Team2Book
L’application Team2Book utilise une échelle de priorités pour attribuer les bureaux aux employés et professionnels. Chaque individu est désigné comme consommateur et reçoit une priorité de 1 à 10.
Bureaux réservés
Une priorité de 1 confère à un professionnel un accès privilégié à une ressource réservée. L’ordre de priorité diminue ensuite de 2 à 10, ce qui permet à l’application d’attribuer automatiquement les bureaux selon les priorités.
Attribuer une priorité de 1 à un médecin garantit qu’un bureau lui sera toujours réservé — Team2Book est programmé de cette façon.
Bureaux préférés
Attribuer une priorité autre que 1 signifie que le professionnel obtiendra un bureau selon un ordre de préférence.
Exemple d’attribution
Voici un scénario illustrant le fonctionnement du processus :
- Si un médecin a la priorité 1 pour le bureau A, il obtiendra toujours ce bureau lorsqu’il est en service. Toutefois, le bureau A peut être partagé avec d’autres professionnels lorsque le médecin est absent.
- Si une infirmière a la priorité 2 et une liste de bureaux préférés (A, B, C dans cet ordre), elle n’obtiendra le bureau A que si le médecin est absent, sinon elle recevra B ou C.
- Si un physiothérapeute a la priorité 3 et la même liste (A, B, C), il n’aura accès qu’au bureau C lorsque le médecin et l’infirmière sont présents.
Cette méthode d’attribution — combinant ressources réservées et préférées — permet une gestion équitable et cohérente des espaces de bureaux, tout en assurant une utilisation optimale des locaux disponibles.
Consultez le guide du rôle de consommateur et du module consommateur pour en savoir plus sur ce processus dans Team2Book.
Problèmes liés à l’attribution manuelle
Certaines cliniques et institutions gèrent encore manuellement l’attribution des bureaux. Ce procédé est souvent long et sujet aux erreurs.
Dans les grandes organisations, cela devient vite lourd et source de confusion, car les assistants doivent :
- Résoudre les conflits d’attribution entre professionnels ;
- Trouver un équilibre entre les demandes individuelles et les besoins de l’établissement ;
- Gérer les priorités et préférences de plusieurs professionnels aux besoins divergents ;
- Attribuer les bureaux selon la proximité de certains départements ;
- Éviter de placer trop près des collègues qui ne s’entendent pas.
Rôle de l’application Team2Book dans l’attribution des bureaux
L’utilisation de Team2Book simplifie grandement la gestion des bureaux en supprimant la nécessité d’une organisation manuelle. Grâce à son interface conviviale et à ses processus automatisés, elle assure efficacité et équité :
- Elle permet aux gestionnaires d’attribuer les priorités et préférences selon les besoins de la clinique ;
- Elle assigne automatiquement les bureaux selon leur disponibilité ;
- Elle détecte facilement les conflits et chevauchements d’horaires sans intervention humaine ;
- Elle fait gagner du temps et permet aux gestionnaires de se concentrer sur d’autres tâches importantes.
Conclusion
L’attribution des bureaux aux professionnels des établissements de santé et d’autres organisations est un processus complexe qui gagne à être automatisé.
L’utilisation de Team2Book offre aux gestionnaires une solution fiable et efficace pour gérer les ressources, en tenant compte des priorités et des préférences des professionnels.
Cette approche met en lumière les limites des méthodes manuelles et démontre comment l’automatisation peut résoudre les problèmes d’équité et d’efficacité dans la gestion des espaces de travail.