Permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail est crucial à mesure que les environnements de travail évoluent. Il est également nécessaire que les travailleurs soient à l’aise pour assumer de multiples responsabilités sans compromettre les normes.
Accomplir cette tâche pour les chefs d’équipe peut s’avérer assez difficile. Cependant, l’ensemble du processus est simple grâce à l’application de gestion des disponibilités Team2Book.
Ce logiciel permet aux employés et aux professionnels d’échanger des quarts de travail en formulant leurs demandes via l’application. Si le travailleur accepte la demande, l’échange d’équipe proposé est transmis au chef d’équipe pour approbation finale.
Continuez à lire cet article pour savoir comment échanger des quarts de travail avec Team2Book.
Avantages de permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail
Pour diriger une organisation avec succès, vous devez autoriser l’échange de quarts de travail. Permettre ces échanges vous offre plusieurs avantages. Voici quelques avantages à considérer.
Améliore la rétention et la satisfaction du personnel
De manière génèrale, la possibilité d’échanger des quarts de travail a un impact positif sur les employés et les professionnels. Cela donne aux travailleurs le contrôle de leur temps et de ce qu’ils en font. Par extension, cette liberté améliore la rétention et la satisfaction globales du personnel.
De plus, le personnel qui peut facilement ajuster ses horaires se sent plus autonome et plus valorisé. Cela leur donne également le temps de gérer leurs affaires personnelles, ce qui minimise les perturbations du flux de travail. En tant que tel, cela les rend plus susceptibles de rester plus longtemps dans un emploi qui leur donne la flexibilité nécessaire pour concilier travail et vie personnelle.
Améliore la planification
La gestion manuelle des horaires est un défi pour les chefs d’équipe, les employés et les professionnels. Il est stressant et peut parfois devenir déroutant de réorganiser simultanément plusieurs changements d’horaire, de changements de quarts de travail et de demandes de congés.
Pour que les employés et les professionnels puissent échanger efficacement leurs quarts de travail, une organisation doit investir dans la bonne technologie. L’utilisation de cet outil donne aux travailleurs la flexibilité d’échanger leurs quarts de travail avec leurs collègues. En conséquence, la bonne utilisation des technologies minimise les processus administratifs, garantit la couverture des équipes et maintient la productivité.
Différentes exigences différentes en matière d’échange de quarts de travail selon le type d’employé.
Selon l’organisation que vous dirigez, vous pouvez avoir une combinaison d’employés et de professionnels sous votre direction. Pour un échange de quarts de travail efficace, vous devez tenir compte de la distinction entre employés et professionnels. Vous trouverez ci-dessous quelques différences à prendre en considération lorsque vous autorisez les employés et les professionnels à échanger leurs quarts de travail.
- Les employés effectuent des tâches générales et administratives, qui nécessitent moins de qualifications. D’un autre côté, les professionnels passent des années à perfectionner leurs compétences pour des responsabilités spécifiques.
- Les professionnels comme les infirmières, les médecins et les ingénieurs ont souvent des horaires de travail irréguliers qui peuvent fréquemment nécessiter des échanges de quarts de travail. Dans la plupart des cas, les employés exécutent leurs tâches selon un horaire régulier.
Bien que les employés et les professionnels ont tous deux besoin d’échanger leurs quarts de travail, la priorité revient aux professionnels qui ont souvent moins de contrôle sur leur emploi du temps. Néanmoins, les employés devraient également avoir la possibilité d’ajuster leur temps au bureau pour gérer :
- Besoin de formation;
- Rendez-vous médicaux;
- S’occuper ponctuellement de leurs enfants;
- Temps personnel.
Pour de nombreux chefs d’équipe, permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail peut sembler difficile à gérer. De plus, de nombreux travailleurs ne comprennent pas le processus complexe de demande d’échange de quarts de travail auprès de leurs superviseurs.
Quand l’échange de postes n’est pas idéal
Bien que l’échange de quarts de travail soit préférable pour la productivité, il n’est pas toujours idéal. Vous trouverez ci-dessous des situations à considérer.
- Les industries soumises à des réglementations strictes en matière de travail et de conformité ne peuvent pas mettre en œuvre librement un échange de quarts de travail pour éviter des problèmes juridiques.
- Le personnel d’urgence et de santé n’a pas toujours la liberté d’ajuster son horaire, surtout lorsqu’il devient expert dans son domaine respectif. Il en va de même pour les personnes ayant une formation et des compétences industrielles qui demandent plusieurs années.
Charge de travail des chefs d’équipe
Permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail représente nécessairement plus de travail pour les chefs d’équipe et les gestionnaires. Pour maintenir l’ordre et assurer la couverture des quarts de travail, ils doivent examiner, approuver et rejeter les demandes d’échange de quarts de travail.
Même si l’augmentation de la charge de travail peut sembler épuisante, il existe plusieurs avantages à considérer. Dans la plupart des cas, une gestion efficace de l’échange de quarts de travail devrait améliorer l’efficacité de la planification, réduire le roulement de personnel, augmenter la rétention des travailleurs et maximiser la satisfaction au travail. De plus, la fonction d’échange de quarts de travail de Team2Book simplifie toutes ces complexités. Il facilite l’initiation, l’acceptation et l’approbation des demandes d’échange de quarts de travail respectivement pour les employés, les professionnels et leurs responsables.
Disponibilité du personnel lors de la création des horaires
En fonction de votre organisation, vous pouvez créer des horaires pour une semaine, un mois ou plusieurs mois à l’avance. Cela permet à chaque membre du personnel de mieux planifier .
Cependant, en plus de permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail, il est tout aussi crucial qu’ils aient la flexibilité de définir leurs disponibilités avant que la planification n’ait lieu. Cela minimise le besoin de futurs échanges de quarts de travail.
L’application Team2Book donne aux utilisateurs la possibilité d’indiquer leurs non disponibilités dans le calendrier d’équipe partagé. Cela facilite le travail des chefs d’équipe, car ils reçoivent moins de demandes futures d’échange de quarts de travail de la part des employés et des professionnels.
La nécessité d’un processus d’autorisation d’échange de quarts de travail
Si des échanges de quarts de travail ont lieu sans processus d’autorisation, les travailleurs feront ce qu’ils veulent. Dans certains cas, plusieurs équipes seront sans couverture.
Par conséquent, un chef d’équipe doit être en charge de tout processus d’autorisation d’échange de quarts de travail. L’utilisation d’un système formel offre les avantages suivants.
- Évite toute confusion et permet aux travailleurs de connaître leurs horaires et de planifier en conséquence.
- Permet aux organisations de se conformer aux réglementations et lois des laboratoires.
- Aide les chefs d’équipe à garder une trace précise des heures, ce qui simplifie la compilation de la paie.
- Permet un processus transparent et équitable qui évite le favoritisme et l’attribution cohérente des quarts de travail défavorables.
Gérer l’échange de quarts de travail avec Team2Book
Team2Book propose un processus simple pour gérer et autoriser les échanges de quarts de travail. Un travailleur peut facilement envoyer une demande d’échange via son tableau de bord.
Après soumission, la demande apparaîtra sur la liste d’échange de quarts de travail pour que l’autre travailleur puisse la voir. De plus, le personnel reçoit également un courriel de demande d’échange de quarts de travail.
Une fois la demande acceptée, le chef d’équipe reçoit un courriel demandant son autorisation. De plus, le calendrier de l’équipe partagé sera automatiquement mis à jour pour refléter les personnes couvrant les quarts de travail échangés une fois que le responsable aura approuvé la demande. Consultez le tutoriel Échanges de quarts de travail pour une explication détaillée de la façon dont vous pouvez gérer les échanges de quarts de travail avec Team2Book.
Conclusion
Il y a de nombreux avantages à permettre aux employés et aux professionnels d’échanger leurs quarts de travail. En outre, il existe des différences dans les exigences en matière d’échange de quarts de travail entre les employés et les professionnels.
L’échange de quarts de travail n’est pas toujours idéal, en particulier dans les secteurs soumis à des réglementations et des lois du travail strictes. De plus, connaître la disponibilité du personnel lors de la création des horaires peut réduire le besoin d’échanges de quarts de travail.
Cependant, disposer d’un processus d’autorisation d’échange de quarts de travail est essentiel pour maintenir l’exactitude de la paie, le respect des règles, éviter toute confusion et promouvoir la transparence et l’équité.