Gérer l’horaire des travailleurs et des professionnels dans un environnement médical est presque toujours un défi. Bien que les petites cliniques puissent fonctionner sans solutions complexes, les établissements plus importants ont besoin d’outils capables de garder les cliniques et les hôpitaux opérationnels et efficaces.
Dans la majorité des établissements avec beaucoup de personnel, la gestion des horaires est un processus complexe qui devient de plus en plus difficile à mesure que le nombre de médecins, d’infirmières et de salles augmente. Ainsi, de nombreuses cliniques médicales au Québec et ailleurs au Canada passent par différents niveaux de planification d’équipe avant de déployer l’application de planification des disponibilités Team2Book.
Cet article présente les 5 niveaux de la planification d’équipe pour les cliniques médicales, leurs avantages et leurs inconvénients, ainsi que les limites de chaque méthode de gestion des ressources et du calendrier clinique. Continuez votre lecture pour en apprendre davantage !
Niveau 1 – Utilisation d’un calendrier imprimé
Une grande partie des petites cliniques médicales utilise encore un calendrier imprimé pour gérer les horaires. C’est simple à produire et cela fournit les informations essentielles pour quelques jours ou semaines, idéal pour les petites équipes et les professionnels travaillant seuls.
Planification papier-crayon
Avantages
- Facile à mettre en place et nécessite très peu de financement, sans formation, configuration ou logiciel spécialisé.
- Un administrateur ou une secrétaire peut gérer l’horaire sans difficulté.
Inconvénients
- La moindre modification nécessite d’ajuster, réimprimer ou réécrire le calendrier.
- Les travailleurs ne peuvent pas consulter l’horaire à distance.
- Aucun accès aux notifications et à l’automatisation.
- Gestion presque impossible des quarts complexes, des changements d’horaire et de l’allocation des salles.
Niveau 2 – Utilisation d’un modèle Excel
Les petites cliniques en croissance, qui se transforment progressivement en établissements de taille moyenne ou grande, abandonnent naturellement les calendriers imprimés au profit de modèles Excel maisons. Cette solution informatique permet d’entrer des informations comme les noms des travailleurs, les quarts, les dates et les détails des salles.
Planification avec modèles Excel
Avantages
- Simple, flexible et facile à utiliser pour la majorité des administrateurs.
- Offre une structure améliorée grâce au formatage, aux formules et au code couleur, facilitant la lecture.
Inconvénients
- Les versions multiples d’un fichier Excel peuvent créer de la confusion quant à la version à jour.
- Idéalement géré par un seul utilisateur, ce qui crée un goulot d’étranglement dans les grandes cliniques.
- Les mises à jour et demandes de changement peuvent devenir lentes, menant à des conflits ou à des absences imprévues.
- Aucune fonction d’allocation automatique des salles, de détection de double réservation ou d’identification de conflits.
Comme vous le verrez, la majorité des cliniques peuvent optimiser leur gestion en passant à l’application Team2Book.
Niveau 3 – Utilisation d’Excel en nuage, de Google Sheets ou d’outils similaires
À mesure qu’une clinique grandit, la transition vers des tableurs en nuage améliore la visibilité et permet un accès en temps réel à l’horaire.
Planification en nuage
Avantages
- Accès en temps réel via un lien, permettant à plusieurs utilisateurs de consulter ou mettre à jour l’horaire selon leurs privilèges.
- Accessible sur plusieurs types d’appareils.
- Visionnement disponible selon différents niveaux d’accès.
- Un seul document, réduisant les conflits.
Inconvénients
- Malgré l’accessibilité accrue, les mises à jour restent manuelles, rendant les conflits probables lors de l’allocation des gardes et des bureaux.
- La gestion des horaires complexes demeure difficile.
Niveau 4 – Utilisation de Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook
De nombreuses applications de calendrier offrent une meilleure gestion en raison de leur convivialité et accessibilité mobile. Les quarts deviennent des événements distincts, et les salles sont souvent gérées dans des calendriers séparés.
Planification avec applications de calendrier
Avantages
- Excellentes mises en page pour visualiser les horaires mensuels, hebdomadaires ou quotidiens.
- Possibilité de glisser-déposer les quarts, facilitant les modifications.
- Parfait pour les horaires répétitifs.
- Très bonne accessibilité sur plusieurs appareils.
Inconvénients
- Les horaires doivent toujours être créés et mis à jour manuellement, augmentant les erreurs possibles.
- Gestion en temps réel des salles est difficile, voire impossible.
- Pas de statistiques ou indicateurs de performance pour soutenir les décisions futures.
- Gestion compliquée dans les cliniques plus grandes.
Niveau 5 – Utilisation de Teamup avec les fonctionnalités de Team2Book
Les cliniques médicales souhaitant optimiser leur planification doivent passer au 5ᵉ niveau : l’application Team2Book.
Caractéristiques clés
- Attribution automatique des quarts selon des règles prédéfinies.
- Allocation des bureaux selon la priorité, la charge de travail, les équipements requis et la disponibilité.
- Notifications en temps réel lors des modifications.
- Détection des conflits d’horaire.
- Appariement automatique des médecins avec des infirmières spécialisées ou d’autres assistants appropriés.
- Configuration dynamique pour ajuster facilement les rôles et quarts.
- Statistiques détaillées pour les administrateurs.
- Localisateur en temps réel : une carte visuelle de la clinique permettant de voir qui travaille où et quelles ressources sont disponibles.
Avantages
- Réduction du temps de gestion manuelle, permettant au personnel administratif de se concentrer sur les opérations essentielles.
- Survol rapide et clair de la situation grâce au localisateur en temps réel.
- Réduction des erreurs comme les doubles réservations.
- Convient aux petites, moyennes et grandes cliniques.
- Améliore l’expérience patient en optimisant l’efficacité opérationnelle.
Par exemple, les cliniques avec plusieurs salles d’attente peuvent diriger les patients vers la salle la plus proche.
Inconvénients
- Une configuration initiale est requise, ce qui peut être intimidant pour les débutants.
- L’adoption peut demander du temps pour les équipes habituées au papier ou aux tableurs.
Conclusion
La gestion des horaires d’équipe est un élément essentiel de l’administration des cliniques médicales. Les petites cliniques commencent souvent avec le niveau 1 : l’utilisation d’un calendrier imprimé.
Cependant, dès que le nombre de travailleurs augmente, ce système devient chaotique. Le niveau 2 (modèles Excel locaux) devient alors nécessaire.
Comme pour le niveau 1, le niveau 2 atteint ses limites lorsque le personnel augmente davantage, menant au niveau 3 (tableurs en nuage). Les grandes cliniques adoptent ensuite Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook (niveau 4).
Mais cette approche manque d’automatisation essentielle : gestion des règles, attribution des quarts, allocation des salles.
L’application Team2Book, correspondant au niveau 5, offre le meilleur des autres niveaux, avec en plus les avantages de l’automatisation, ce qui en fait la solution optimale pour la gestion des horaires en clinique médicale.