L’application de planification des disponibilités Team2Book est un outil révolutionnaire que tous les professionnels se partageant un espace de travail devraient utiliser. En tant que gestionnaire d’équipe d’une clinique médicale, cet outil a complètement transformé ma façon de gérer mon temps, le calendrier de l’équipe et les ressources humaines.
Pour cette raison, j’ai compilé une liste de 20 choses que j’ai arrêtées de faire depuis que j’ai commencé à utiliser Team2Book pour gérer les disponibilités de l’équipe. Cet article devrait vous être utile si vous travaillez en tant que responsable de clinique médicale ou coordinateur de planification.
1. Je n’ai pas besoin d’envoyer des courriels de rappel aux professionnels et employés pour qu’ils entrent leurs disponibilités.
J’ai passé des heures à transmettre et traiter les courriels de travailleurs et de professionnels à propos de demandes de changement de quart et l’allocation des ressources. Depuis que j’ai Team2Book, la plupart des aspects de la disponibilité et de la gestion du calendrier ont été automatisés, ce qui me permet de me concentrer sur des tâches plus essentielles.
2. Je n’ai pas besoin d’attendre que le personnel m’envoie leurs disponibilités avant d’attribuer les bureaux ou d’attribuer les gardes et quarts de travail.
Avant Team2Book, je devais toujours attendre que les professionnels et les travailleurs m’envoient leurs disponibilités avant d’affecter des ressources de bureau ou d’affecter les gardes et les quarts de travail pour la prochaine période à venir. Cette réalité a entraîné plusieurs retards et tentatives précipitées de produire des horaires incomplets. L’introduction de cette application de planification des disponibilités me permet de gérer automatiquement les nouvelles demandes de bureaux. Je peux également gérer rapidement les demandes d’échange de quarts de travail, éliminant ainsi les retards potentiels.
3. Je n’ai pas besoin d’envoyer un courriel aux gens pour leur faire savoir qu’il n’y a plus de place de bureau disponible pour eux.
Gérer des espaces de bureaux peut être assez frustrant lorsqu’effectué manuellement. Désormais, Team2Book gère et suit automatiquement la disponibilité des espaces de bureaux en temps réel tout en évitant les doubles réservations et en garantissant que les demandes de bureau de chaque employé soient traitées.
4. Je n’ai pas besoin d’envoyer des courriels pour informer les travailleurs lorsqu’ils font des erreurs lors de la saisie de leurs disponibilités.
Des erreurs se produisent fréquemment lors de la saisie manuelle des disponibilités. Team2Book atténue les problèmes en proposant une interface intuitive qui facilite la saisie des données et minimise les erreurs liées à la gestion des disponibilités. Team2Book avertira les utilisateurs qui ont commis une erreur lors de la saisie de leurs disponibilités (par exemple, lorsque l’utilisateur saisit une disponibilité et une non-disponibilité en même temps). Cela donnera à l’utilisateur la possibilité de corriger l’erreur avant que j,aie besoin de le faire.
5. Je n’ai plus besoin d’imprimer d’horaires.
Avant l’arrivée d’applications comme Team2Book, les réceptionnistes recevaient des copies imprimées des horaires de travail et des détails sur l’affectation des ressources. Tout le monde a accès à l’horaire en ligne ou sur son application mobile, ce qui réduit le besoin d’impression et facilite les mises à jour.
6. Je n’ai plus besoin de souligner d’une couleur différente chaque professionnel ou bureau sur un horaire papier.
Auparavant, je devais souligner en couleur sur les horaires pour mieux identifier les bureaux et les membres du personnel. Aujourd’hui, Team2Book génère automatiquement un horaire codé par couleur, organisé et clair, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
7. Je n’ai plus besoin de vérifier s’il y a suffisamment de médecins, d’infirmières ou de secrétaires qui travaillent un jour donné.
L’application de planification des disponibilités Team2Book me montre le nombre de travailleurs disponibles chaque jour tout en mettant en identifiant les pénuries qui peuvent exister à tout moment. Team2Book m’avertit si la couverture à venir n’est pas suffisante.
8. Je n’ai plus besoin de compiler des statistiques pour savoir qui effectue plus de gardes de soir ou de fin de semaine.
Un simple coup d’œil à la section statistiques de l’application de disponibilité m’indique qui a travaillé moins ou plus, me donnant ainsi les informations nécessaires pour ajuster les quarts de travail de manière juste et rapide.
9. Je n’ai plus besoin de compiler des statistiques sur l’utilisation des bureaux.
De même, des statistiques sur l’utilisation des bureaux sont disponibles et utiles pour planifier l’allocation des ressources entre les différents types de professionnels. Je peux désormais répondre facilement à la question suivante : « Avons-nous suffisamment d’espaces de bureau disponibles pour accueillir un autre professionnel dans notre équipe ? »
10. Je n’ai plus besoin d’identifier toutes les ressources demeurées vacantes.
Team2Book liste automatiquement tous les les bureaux demeurant disponibles. En temps réels, j’ai une liste complète de toutes les bureaux libres pour les jours à venir. Cela aide grandement lorsqu’un professionnel veut venir travailler à la dernière minute pour effectuer des tâches administratives comme remplir des formulaires d’assurances pour ses patients.
11. Je n’ai plus besoin de mettre à jour l’horaire lorsqu’il y a un changement de disponibilité de dernière minute.
Les changements de disponibilité des professionnels ne perturbent pas la planification. Au lieu de cela, Team2Book gère les modifications de manière transparente en mettant à jour l’horaire et l’affectation des locaux toutes les 15 minutes.
12. Je n’ai plus besoin d’essayer de trouver un bureau libre pour chaque professionnel.
La fonction de gestion des bureaux en temps réel de cette application me permet d’attribuer les bureaux disponibles aux travailleurs et aux professionnels en fonction de leurs disponibilités, et ce sans effort. C’est automatique et mis à jour toutes les 15 minutes.
Il n’y a pas de magie, Team2Book attribuera les bureaux disponibles aux travailleurs disponibles en fonction des priorités et des préférences de bureaux que j’ai configurées. Je spécifie cela une fois et je n’ai plus besoin d’attribuer manuellement les bureaux!
13. Je n’ai plus besoin de vérifier si 2 bureaux réussissent à accommoder un professionnel.
Si Team2Book n’a pas pu trouver une ressource disponible pour un professionnel disponible, son algorithme ingénieux effectuera quelques optimisations et vérifications supplémentaires avant de vous en informer. En effet, Team2Book vérifiera si davantage de professionnels peuvent avoir accès à un bureau pour les journées achalandées en affectant certains professionnels à 2 bureaux différents. C’est-à-dire en affectant à un professionnel un bureau le matin et un bureau différent en après-midi.
C’est une tâche fastidieuse et complexe que je n’ai plus à faire manuellement. Je peux également choisir qui peut travailler dans 2 bureaux différents et qui ne devrait pas.
14. Je n’ai pas besoin d’affecter des professionnels pour travailler le soir ou la fin de semaine.
L’attribution des quarts de travail de soir ou de fin de semaine aux professionnels était la partie la moins appréciée de mon travail. Avec Team2Book, je n’ai pas à me soucier de la répartition des quarts de travail, car l’application attribue les créneaux horaires aux travailleurs en fonction de leur disponibilité, et ce de manière équitable.
15. Je n’ai pas à me soucier de la disponibilité professionnelle lorsque je construis mon calendrier de gardes.
Lorsque je laisse l’outil créer l’horaire de gardes de l’équipe, je suis sûr qu’il n’attribuera pas de quart de travail à un professionnel indisponible. Lorsque je mets à jour manuellement l’horaire de garde, je peux être sûr que l’outil m’avertit si j’attribue par erreur un professionnel indisponible.
16. Je n’ai pas à me soucier d’affecter simultanément 2 professionnels au même bureau.
Fini le temps où il m’arrivait d’attribuer le même bureau à deux professionnels en même temps. Team2Book évite automatiquement ce problème en permettant uniquement 1 affectation par bureau à la fois.
17. Je n’ai pas à me soucier d’être juste quant au nombre d’affectations à la clinique de semi-urgence.
L’attribution des quarts de travail d’urgence est difficile à effectuer manuellement. Cependant, cet outil de gestion des disponibilités facilite ce processus en faisant la rotation, de manière équitable, des quarts de travail d’urgence, garantissant qu’aucun professionnel ne travaille plus ou moins que l’autre à l’urgence. La distribution de Team2Book est équitable, car elle vérifie les affectations des 3 derniers mois. Je peux vérifier cela à l’aide du module de statistiques de Team2Book.
18. Je n’ai pas à m’inquiéter des changements d’horaires de dernière minute.
Je n’ai pas besoin de vérifier mon téléphone ou mes courriels avec appréhension pour savoir si des changements de dernière minute sont apportés aux disponibilités des employés. Je n’ai pas à craindre que quelqu’un modifie l’horaire sans me prévenir. Team2Book suit en permanence les changements en temps réel et m’envoie des notifications dès que des changements se produisent.
19. Je n’ai pas à m’inquiéter de ne pas être au courant des échanges de grades entre professionnels.
Je suis immédiatement informé de tous les échanges de gardes entre professionnels en temps réel, ce qui me permet d’examiner et d’approuver toutes demandes de manière transparente et organisée.
20. Je n’ai pas à m’inquiéter du manque de personnel pour les gardes de soir ou de fin de semaine.
L’utilisation de Team2Book facilite la recherche de professionnels volontaires pour effectuer les quarts de travail de soir ou de fin de semaine. Cette application attribue automatiquement des plages horaires libres aux volontaires et m’alerte lorsqu’il reste des quarts de travail non comblés.
Ne pas avoir à m’inquiéter ou à faire ces 20 tâches a un effet positif sur ma vie personnelle et professionnelle. Voici quelques éléments sur lesquels je peux me concentrer grâce à Team2Book.
- Je ne passe plus beaucoup de temps à gérer les horaires réguliers, les affectations à l’urgence et les affectations de bureaux. J’estime sauver 40 à 60 % de mon temps par rapport au temps ou j’effectuais ces tâches chaque mois de manière manuelle. De plus, j’observe également un gain de productivité pour reste de l’équipe.
- Le fait d’avoir réussi à dégager du temps me permet de me concentrer sur des tâches essentielles qui améliorent le flux de travail de la clinique, la formation du personnel et les services aux patients.
- Ne pas être embourbé dans des tâches répétitives rend mon travail plus agréable. Ainsi, j’ai moins de stress et je suis davantage capable de me concentrer sur des tâches stratégiques qui demandent plus de réflexion.
Conclusion
En tant que coordonnateur d’expérience des horaires d’une clinique médicale, l’utilisation de l’application de planification des disponibilités Team2Book m’a permis de sauver beaucoup de temps. Cet outil fait pour moi plus de 20 tâches répétitives et parfois complexes. Tout ce que j’ai à faire, c’est de bien configurer l’outil et résoudre les conflits d’horaires lorsqu’il y en a. De plus, je profite désormais de mon temps consacré à des activités cliniques essentielles.